Uma coisa é certa: a tecnologia chegou em todos os setores e, claro, a advocacia não poderia ficar de fora. Quando falamos de comunicação interna, o objetivo entre as empresas bem-sucedidas é a dedicação pela otimização de processos, visando a redução de custos e o aumento da produtividade dos colaboradores.
Mas essa diversidade tecnológica deixa tudo mais difícil de decidir. Não queremos dar spoiler, mas se você usa o e-mail como principal forma de comunicação com os colaboradores, talvez não seja a melhor opção para o seu negócio.
Mas por que e-mail não?
Geralmente, toda a comunicação do escritório é feita via e-mail. Informações estratégicas são enviadas, solicitações e agendamento de reuniões, media clippings e até o aniversariante do dia ganha um espaço na sua caixa de entrada. São centenas de e-mails por semana e, apesar de uma importante ferramenta, quando se trata de comunicação interna, deixa a desejar.
Entre as dificuldades encontradas estão:
“Então o meu problema não tem solução?”
Tem sim. Você precisa de uma comunicação interna bem estruturada. Em outras palavras: você precisa conhecer os benefícios que a intranet pode trazer para o seu negócio.
Muito conhecida, porém, pouco explorada.
O Código de Disciplina e Ética da OAB libera para uso as (velhas e) queridinhas ferramentas de marketing e a intranet é uma delas.
“Mas como a intranet vai auxiliar, especificamente, na comunicação interna do meu escritório de advocacia?”
O objetivo da intranet é criar um portal de comunicação direta e eficiente com o colaborador. Você tem um espaço comum e de fácil acesso onde pode:
Você já trabalha com intranet e, mesmo assim, o resultado não vem?
Pois é! Vale lembrar que não adianta ter um sistema antigo e engessado, que depende de conhecimento técnico para o gerenciamento, pois toda aquela nossa conversa de agilidade vai por água abaixo.
Para ter sucesso com a ferramenta é preciso que tanto o layout quanto as funcionalidades sejam modernizadas. Lembre-se: a tecnologia vive se atualizando; é um erro grave achar que o sistema com qual você trabalha não ficará obsoleto.
Dica de ouro: invista em automação!
O fluxo de tarefas a serem feitas no escritório jurídico é imenso. Com o cotidiano agitado dos escritórios, muitas vezes a necessidade de um olhar estratégico para sistematizar alguns processos de trabalho passa batida.
“Mas trabalhamos com pessoas. Não dá para automatizar tudo!”. Não mesmo! A ideia é poupar tempo automatizando (2) rotinas e processos para que o escritório possa focar na excelência do atendimento ao cliente.
Comece identificando quais processos do trabalho no escritório são automatizáveis e contrate um sistema de gestão que atenda a sua necessidade. Lembre que o foco, neste caso, é o colaborador. Automatizar não tem nada a ver com burocratizar: fique atento!
E então? Você ainda acha que a comunicação interna do escritório funciona bem com o e-mail?
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