Impactos do eSocial no departamento pessoal
O eSocial é uma obrigação federal estabelecida pelo Decreto N 8.373.
Por meio desse sistema, os empregadores passarão a comunicar ao Governo, de forma unificada, as informações relativas aos trabalhadores, como vínculos, contribuições previdenciárias, folha de pagamento, comunicações de acidente de trabalho, aviso prévio, escriturações fiscais e informações sobre o FGTS.
O objetivo do Governo é simplificar a prestação das informações fiscais obrigatórias órgãos como Receita Federal, Ministério do Trabalho, Previdência Social e Caixa Econômica Federal (gestora do FGTS), reduzindo a burocracia para as empresas que até então precisavam preencher e entregar formulários e declarações separadas para cada ente.
Sendo o departamento pessoal responsável por atividades como admissão, registro em carteira de trabalho, folha de pagamento, cálculos, controle de férias, licenças entre outros, é a área dentro da empresa que receberá mais impacto com o e-social.
Veja alguns deles:
1. Atualização cadastral de funcionários
O sistema do e-social é online e possui a tecnologia de cruzar informações nos bancos de dados dos entes envolvidos (RFB, MT, Previdência e Caixa). Portanto, qualquer inconsistência de dados resultará em uma notificação ou multa para empresa.
Muitos funcionários possuem informações desatualizadas nos registros públicos, como em situações onde a pessoa casou, alterou o nome no RG, mas não o atualizou na Receita Federal (CPF) e em outros órgãos.
Para que isso não seja um problema será necessário campanhas de atualização de dados de funcionários coordenada com gestores da empresa para que haja tempo disponível ao funcionário, caso necessário, se deslocar até o órgão responsável para atualizar seus dados. Outra dica é validar as informações do funcionário previamente no site Qualificação Cadastral do e-social, lá é possível verificar os dados do funcionário e saber em qual órgão é necessário atualização.
2. Plano de controle
O eSocial implica em um plano de controle para que o departamento pessoal possa monitorar de forma geral todas as atividades da empresa que impactam no e-social.
Por exemplo: a CLT já prevê que o funcionário deve receber o pagamento das férias 2 dias antes do período do gozo; na prática é comum que, por diversos motivos, a empresa faça o pagamento de forma retroativa. Por esta razão, a validação da escala de férias com todos os gestores se torna ainda mais importante no e-social.
3. Gestão de documentos
A plataforma do e-social tem a função apenas de recepcionar e processar dados inseridos, não sendo, portanto, um sistema de gerenciamento de dados e documentos obrigatórios.
Devido ao alto volume de eventos que as empresas precisam informar no eSocial, o excesso de planilhas para controle dos dados pode diminuir a produtividade e dificultar o trabalho do time de departamento pessoal quando, por exemplo, é necessário localizar alguma informação importante.
Para que isso não ocorra, o auxilio de softwares de gestão eletrônica de documentos (GED) pode auxiliar empresas nesta tarefa.
Para grandes empresas com faturamento superior a R$ 78 milhões a realidade do e-social começou em janeiro deste ano, já para as demais empresas, o prazo de inicio é agora em julho de 2018. A adaptação ao e-social evolve não somente questões legais, mas uma mudança de cultura dentro das empresas.
A consciência que será necessário criar regras, padrões e prazo para recepção de informações no departamento pessoal, deve ser compartilhada com toda hierarquia da organização para que se evite multas e complicações.
Preparar-se para cada evento do social desenvolvendo rotinas, consultando especialistas e buscando soluções tecnológicas de mercado, podem ser bons aliados para que os impactos sejam mínimos durante o processo.
Veja o vídeo de apresentação:
