Impactos de um Reembolso de Despesas sem controle!

Fazer uma boa gestão de reembolso de despesas apesar de parecer simples, exige cuidado e atenção aos detalhes.



Então, é necessário que esse fluxo seja feito de forma objetiva e eficiente, porém normalmente eles são manuais e burocráticos que podem não trazer o resultado desejado e ainda sair do controle.

Para se ter noção de como o reembolso de despesa é importante e pode se tornar uma bola de neve, tivemos no Brasil o caso da Lava Jato, um escândalo que é tema para um texto bem longo, mas quero te alertar de algo interessante que o caso despertou em muitos empresários.

Em entrevista, Antônio Gesteira, sócio da área de investigação da consultoria e empresa de auditoria KPMG diz o seguinte:

“Muitas empresas nos contratam para saber o que a Polícia Federal encontraria se fizesse uma batida surpresa”.

Os empresários passaram a reconhecer uma triste e preocupante realidade: eles não têm a menor ideia do que acontece dentro de suas empresas.

Existem diversos problemas que são causados no processo de reembolso, principalmente quando não existe uma política definida dentro das empresas.

Porém, hoje não vamos falar de política, mas sim, dos problemas que podem passar desapercebidos e causar diversos transtornos e afetar não só o departamento financeiro.

Entre eles estão:

• Itens proibidos: Bebida alcoólica, multas de trânsito, taxas por perdas de viagens, entre outros. Esses itens devem estar especificados na política de reembolso de despesas, portanto o ideal é que esse tipo de informação seja clara, objetiva e acessível.
• Acúmulo de papel: Em algumas empresas esse processo ainda é feito manualmente, onde você precisa preencher uma solicitação, imprimir, levar para a pessoa que irá liberar o reembolso e entregar no financeiro, um processo longo que, além da possibilidade de haver falhas, o seu consumo com papel é alto.
• Perda de comprovantes: Todo mundo já perdeu um! Esses comprovantes são infalíveis em sumir quando você mais precisa deles, imagina fazer uma viagem longa e precisar guardar todos os comprovantes para fazer o pedido de reembolso?
• Produtividade: Chegamos nesse ponto e fica fácil entender que sua empresa perde em vários aspectos com um processo manual, normalmente o departamento precisa de alguém que fique responsável pela conferência desses fluxos, naturalmente para garantir a veracidade dos comprovantes, se o período do consumo confere com a da solicitação, entre outros dados. Agora, imagina quanto tempo essa pessoa precisa dispor para analisar esse processo.
• O reembolso de despesas é uma realidade presente na maioria das empresas e independente do seu tamanho é essencial que esse fluxo seja feito sem erros para que não haja problemas a curto, médio ou longo prazo, percebemos que um longo fluxo tende a passar por muitas pessoas o que aumenta ainda mais a chances de falha, descontrole, desperdício, fraude entre outros, lembrando que através do reembolso de despesas é possível fraudar uma empresa.

Mas atualmente já existem formas de eliminar esse tipo de problema, muitas empresas focadas em soluções tecnológicas já desenvolveram ferramentas que automatizam esse processo proporcionando controle e segurança num fluxo como esse.

4 dicas de comunicação que te ajudam a reduzir a fraude coorporativa

Nos últimos anos o tema fraude corporativa tomou os noticiários e se tornou um assunto frequente dentro das empresas, palestras e eventos.

Segundo um levantamento da consultoria Kroll, 82% das empresas afirmam ter sofrido pelo menos uma fraude nos últimos 12 meses, maior índice desde 2012.

Na maioria dos casos, as fraudes acontecem em pequenos quantias como em superfaturamento de despesas de reembolso, e podem gerar prejuízos financeiros além de prejudicar a imagem da empresa.

Veja a seguir 4 maneiras de usar comunicação interna para reduzir problemas de fraudes em reembolso.

POLÍTICA DE REEMBOLSO

Sem dúvida a política de reembolso é a base para diminuir problemas com fraudes corporativas, pois é nela que constam as regras a serem seguidas pelos colaboradores.

No entanto, o maior desafio está em garantir que a política seja lida e compreendida por todos, e, neste aspecto, uma campanha de comunicação pode contribuir para divulgar essas informações de forma clara e objetiva.

Empresas que utilizam sistemas de Intranet para comunicação interna, normalmente contam com funcionalidades para divulgação deste tipo de conteúdo e para empresas que utilizam apenas e-mail, é possível utilizar ferramentas de mercado como o Mailchimp, que possui contas gratuitas para envio de até 12 mil e-mails por mês.

VÍDEO EDUCATIVOS

Vídeo é uma das grandes tendências de marketing e comunicação, não à toa, segundo pesquisa realizada pelo WordStream, usuários retêm até 95% das informações em vídeo e apenas 10% em texto.

Aproveitar esse tipo de mídia para educar colaboradores a respeito da política de reembolso, facilita o entendimento e aumenta o senso de importância sobre o assunto.

E não precisa se preocupar com o tamanho do vídeo, segundo o especialista em produção de vídeos Camilo Coutinho:

“O conteúdo deve ter o tamanho suficiente para transmitir sua mensagem e nada mais”.

CANAL DE COMUNICAÇÃO ANÔNIMO

Um levantamento da Association of Certifield Fraud Examiners (ACFE) mostra que 40% dos desvios são descobertos por denúncias de colaboradores, fornecedores ou clientes.

A lei brasileira 12.846/2013, chamada Lei Anticorrupção, prevê que empresas criem um programa de integridade (compliance) que inclui canais de denúncia e sistemas de auditoria interna.

Evidentemente a maioria das pessoas prefere não se expor em casos como esse, por estão razão, promover um canal de comunicação confiável garante que o colaborador ficará mais tranquilo ao denunciar um caso de fraude.

A maioria das ferramentas disponíveis envolvem o investimento em um sistema de comunicação para garantir que só as pessoas definidas pelas regras da empresa terão acesso as informações.

Uma alternativa são canais de denúncia via SMS que algumas empresas oferecem permitindo o envio de uma mensagem para um número específico sem a identificação do autor.

FAQ

Um problema ou fraude dentro do processo de reembolso, normalmente é encontrado apenas após o processamento das informações, quando o colaborador já preencheu os formulários e anexou os comprovantes.



Por um outro lado, colaboradores recém contratados ou aqueles mais experientes, podem ter dificuldades para aplicar as regras escritas na política de reembolso, ou até mesmo tirar dúvidas pontuais no hora de iniciar o processo.

Frequently Asked Questions (FAQ) é um ferramenta muito comum utilizada em sites e e-commerces para ajudar visitantes a tirarem as dúvidas mais frequentes sobre o produto procurado.

A partir de um processo de análise, é possível adaptar a FAQ para o processo de reembolso.

Outra vantagem da FAQ é a diminuição de chamados para áreas de suporte como o RH, uma vez que o colaborador encontrará um grupo de perguntas que já foram respondidas dentro da FAQ.

Vale lembrar que a FAQ deve ser armazenada em um lugar de fácil acesso como Intranet, Serviços de Armazenamento em Nuvem como OneDrive ou até mesmo e-mail, mas neste último caso diminuí a capacidade de gestão do processo.

E aí? Gostou do conteúdo?

Sabemos que as fraudes podem acontecer e ficar de olho nos gastos e até nos tipos de reembolsos que são gerados, é essencial para evitar um grande desfalque corporativo.

Para isso, a SimbioX te dá uma mãozinha!

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